I denne fasen gjør vi oss kjent med det aktuelle området eller bygningen, med oppdragsgiver, eventuell historikk og dokumentasjon og med opplevelsen som skal skal leveres eller utfordringen som skal løses. Målet er å best mulig forstå innholdet, publikum, arenaen og hvilke risikoer som finnes. En rekke forskjellige analyser og simuleringer er aktuelle i denne fasen. Dette arbeidet legger det viktigste grunnlaget for videre råd og beslutninger.

I planleggingsfasen tas beslutningene om tiltak og løsninger basert på fakta og analyse. Nå konkretiseres prosjektet, og rapporter eller dokumentasjon kan utarbeides.

Nær kontakt med myndighetene er avgjørende, særlig for gjennomføringen av store arrangementer. I planleggingsfasen skal arrangør og myndighetene både bli kjent og bli trygge på hverandre. Godt samarbeid vil blant annet være avgjørende for felles håndtering av utfordringer under gjennomføring.

Når åpningen eller gjennomføringen nærmer seg er det de siste viktige detaljene som skal på plass. Planer må tilpasses og distribueres, prosedyrer må utarbeides, personell skal få opplæring, eventuelt utstyr og materiell bestilles og ikke minst må systemer testes og organisasjonen øves. Aktuelle øvelser er for eksempel håndtering av større hendelser, både internt og med myndighetene.

Avhengig av type prosjekt, om det for eksempel er et arrangement som skal gjennomføres eller et offentlig bygg som skal tas i bruk, så handler denne fasen i stor grad om kvalitetssikring av planer og forberedelser. Det er først nå vi får testet i praksis om de valgte løsningene er gode. Denne fasen krever gjerne erfaren ledelse, utstrakt koordinering og samhandling mellom involverte aktører, evne til å fange opp eventuelle utfordringer og gjøre justeringer underveis.